【访客管理系统工作制度】为规范单位内部管理，提升安全防范水平，确保外来人员进出有序、可控，特制定本《访客管理系统工作制度》。本制度适用于所有使用访客管理系统进行人员登记与管理的单位或场所，旨在通过信息化手段提高管理效率，保障内部安全。

一、系统使用范围

本系统适用于所有需要对外来人员进行登记和管理的办公区域、生产区域、服务场所等。凡进入上述区域的外来人员，均须按照本制度要求完成登记与审批流程。

二、系统操作流程

1. 预约登记：来访人员可通过线上平台提前预约，填写基本信息（如姓名、联系方式、访问对象、事由等），并提交至相关接待部门审核。

2. 现场核验：未提前预约的访客需在门卫处进行人工登记，并由工作人员核实身份信息后发放临时通行证。

3. 权限分配：根据访客类型及访问目的，系统将自动分配相应的通行权限，包括允许进入的区域、有效时间等。

4. 离场记录：访客离开时需在系统中完成离场登记，确保信息完整可追溯。

三、人员职责划分

1. 管理员职责：负责系统的日常维护、数据更新、权限设置及异常情况处理。

2. 门卫/接待人员职责：负责对访客进行身份核验、引导登记、发放通行证，并协助处理突发情况。

3. 来访人员责任：应如实提供个人信息，遵守相关规定，不得擅自进入非授权区域。

四、信息安全与保密

1. 系统中存储的访客信息仅限于内部管理使用，严禁泄露给第三方。

2. 所有访问记录应妥善保存，保留期限根据单位规定执行，确保可追溯性。

3. 对涉及敏感信息的访客，应采取加密存储和访问控制措施，防止信息外泄。

五、系统维护与升级

1. 定期对系统进行检查与维护，确保其稳定运行。

2. 根据实际使用情况，及时优化功能模块，提升用户体验。

3. 遇到系统故障或异常情况，应及时上报并启动应急预案，确保管理不中断。

六、违规处理

对于违反本制度的行为，如冒用他人身份、伪造信息、未经许可进入限制区域等，将视情节轻重给予警告、限制访问权限或移交相关部门处理。

七、附则

本制度自发布之日起施行，由单位管理部门负责解释和修订。各单位可根据实际情况，结合本制度制定实施细则，确保制度落地见效。

通过严格执行本制度，能够有效提升访客管理的规范化、智能化水平，为单位的安全运营提供有力保障。