【2021年公司员工档案管理方法与制度】为规范公司员工档案管理工作，提高人事管理的科学性、系统性和可追溯性，确保员工信息的安全、完整与有效利用，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本《2021年公司员工档案管理方法与制度》。该制度适用于公司所有在册员工，涵盖入职、在职、离职等各阶段的档案管理流程。

一、档案管理原则

1. 依法合规：严格遵守《中华人民共和国劳动合同法》《个人信息保护法》等相关法律法规，确保档案资料的合法性与合规性。

2. 统一管理：公司人力资源部门负责员工档案的统一归档、保管与调阅，确保档案管理的集中化和标准化。

3. 真实准确：员工档案内容必须真实、完整、准确，不得伪造、篡改或遗漏关键信息。

4. 安全保密：档案资料属于公司内部重要信息，未经授权不得随意查阅、复制或外传，防止信息泄露。

5. 便于查询：档案应分类清晰、编号明确，便于日常管理和快速调阅。

二、档案内容与分类

员工档案主要包括以下

- 员工基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式、家庭住址等；

- 教育背景：学历证书、学位证书、毕业院校、专业等；

- 工作经历：过往工作单位、职位、任职时间、离职原因等；

- 劳动合同：签订、续签、变更、解除或终止的相关文件；

- 考核记录：年度考核、绩效评估、奖惩情况等；

- 培训记录：参加的各类培训、考试成绩、结业证明等；

- 其他相关材料：健康体检报告、入职登记表、离职交接清单等。

三、档案管理流程

1. 入职建档

新员工入职时，需填写《员工信息登记表》，并提交相关证件复印件。人力资源部应在员工入职后3个工作日内完成档案建立，并归档保存。

2. 档案更新

员工信息发生变动（如职务调整、薪资变化、婚姻状况等），应及时通知人力资源部门进行档案更新，确保信息的实时性和准确性。

3. 档案调阅

档案调阅需经部门负责人审批，并由专人负责办理。调阅范围仅限于与员工本人相关的业务事项，严禁私自复制或带出。

4. 离职档案处理

员工离职时，需办理档案移交手续，由人力资源部整理归档，存入公司人事档案库，保存期限按国家规定执行。

四、档案保管与安全

1. 人力资源部门应设立专门的档案室，配备防火、防潮、防盗设施，确保档案的安全存放。

2. 档案管理人员应定期检查档案状态，及时修复破损文件，防止信息丢失。

3. 档案资料实行分级管理，普通员工档案由人事专员管理，高层管理人员档案由人力资源总监直接监管。

五、责任与监督

1. 各部门负责人应积极配合档案管理工作，确保员工信息的及时上报与更新。

2. 人力资源部应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。

3. 对于违反本制度的行为，公司将依据相关规定追究责任人责任，情节严重的将依法处理。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由公司人力资源部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护公司档案管理的规范化与制度化。

通过本制度的实施，公司将进一步提升员工档案管理的效率与质量，为人力资源工作的科学决策提供有力支持，也为企业的长远发展奠定坚实的人力基础。