为了确保物业公司内部管理的规范化和高效化，同时保障公司各类文件与档案的安全性、完整性和可追溯性，特制定本《物业公司文件档案管理制度》。该制度适用于公司各部门及下属分支机构，旨在明确文件档案管理的职责分工、操作流程以及监督机制，从而提升整体运营效率。

一、适用范围

本制度适用于物业公司所有正式文件、合同、协议、财务报表、人事档案以及其他具有保存价值的信息资料的收集、整理、归档、保管和销毁等全过程管理。

二、基本原则

1. 合法性原则：所有文件档案必须符合国家法律法规及相关行业规定。

2. 安全性原则：采取必要措施防止文件档案丢失或泄露，确保信息安全。

3. 规范性原则：严格按照既定标准执行档案管理工作，避免随意性。

4. 保密性原则：对于涉及敏感信息的文件档案，应严格控制知悉范围。

三、职责分工

- 档案管理部门：负责全公司的文件档案管理工作，包括但不限于接收、分类、存储、检索等工作。

- 部门负责人：需对其所在部门产生的文件负主要责任，并及时将重要文件提交至档案管理部门备案。

- 员工个人：不得私自留存公司机密文件，离职时须配合完成相关档案交接手续。

四、具体流程

（一）文件的产生与审核

1. 各部门在起草文件时应遵循统一格式要求，并经过部门领导审批后方可发布。

2. 对于涉及重大决策或金额较大的事项，还需提交至总经理办公室进行最终核准。

（二）文件的归档

1. 文件完成后应及时送交档案管理部门归档，不得拖延。

2. 归档前需检查文件是否齐全、准确无误，并按照类别妥善存放。

3. 每份文件均需编制唯一编号以便日后查询。

（三）文件的借阅

1. 借阅人员需填写《文件借阅申请表》，经批准后方可查阅。

2. 借出期间需妥善保管，不得转借他人或复印。

3. 使用完毕后立即归还，并由档案管理员确认无损后入库。

（四）文件的销毁

1. 对超过保存期限且不再需要保留的文件，由档案管理部门提出销毁建议。

2. 经过相关部门联合审查后决定是否销毁。

3. 销毁过程需有专人监督，并做好记录备查。

五、监督检查

1. 定期组织专项检查活动，评估档案管理工作的执行情况。

2. 发现问题应及时整改，并对相关责任人予以相应处理。

3. 将档案管理工作纳入绩效考核体系，促进持续改进。

六、附则

1. 如遇特殊情况未尽事宜，可根据实际情况灵活调整本制度条款。

2. 本制度自颁布之日起施行，解释权归物业公司总经理办公室所有。

通过严格执行上述管理制度，物业公司能够更好地实现文件档案的有效管理和利用，为企业的长远发展奠定坚实基础。希望全体员工共同遵守，共同努力，营造一个健康有序的工作环境。